Primeiro balanço desde que a recepcionista virtual entrou em produção. A pergunta que este relatório responde não é "quantas conversas o anúncio trouxe", é o que aconteceu com essas conversas depois que elas chegaram no WhatsApp.
Investimento, o que o anúncio trouxe, o que a Sofia processou e o que efetivamente chegou na mão da recepção pronto pra virar cadeira ocupada.
Cada etapa vem de uma fonte diferente e independente: as duas primeiras do Meta, as três seguintes da planilha de CRM que a Sofia alimenta sozinha. É a primeira vez que a conta enxerga o caminho inteiro sem depender de memória de ninguém.
Comparação com os 10 dias imediatamente anteriores (23 de julho a 1º de agosto), quando o mesmo anúncio rodava pro mesmo público mas ninguém respondia automaticamente do outro lado. O volume de conversa mudou pouco. O que mudou foi o que acontece dentro da conversa.
O Meta mede quantas vezes uma conversa avança para a segunda, terceira e quinta mensagem. É o termômetro mais honesto de atendimento: anúncio nenhum faz uma pessoa mandar cinco mensagens, quem faz isso é a resposta que ela recebe. Os dois períodos têm volume de conversa quase igual, então a comparação é limpa.
Normalizando por conversa, o índice de profundidade saiu de 0,75 para 2,69 por conversa iniciada. Traduzindo: antes, a maioria das conversas morria nas primeiras trocas. Agora elas caminham até o fim da triagem, e é por isso que existe preferência de dia e turno anotada pra cinco pessoas.
Todos os contatos únicos registrados no CRM no período, com o que ela apurou de cada um. Esta é a lista operacional: os quatro marcados como agendamento solicitado e o urgente são ação imediata da recepção.
| Lead | Data | Interesse | Pra quem | Preferência | Score | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Gabriel | 04/08 | Dor em dente posterior direito, buscava avaliação e limpeza | Próprio | Segunda ou quinta | Quente | Urgente |
| Mickael Mendonça | 04/08 | Alinhadores invisíveis, já usa aparelho | Próprio | Manhã, dia a combinar | Quente | Agendar |
| Carol | 04/08 | Alinhador invisível, filha de 11 anos, nunca usou aparelho | Filha | Quinta ou sexta, manhã | Quente | Agendar |
| Francilene | 09/08 | Aparelho, nunca usou. Mora em Lajedo e topou vir a Garanhuns | Próprio | Manhã, o quanto antes | Quente | Agendar |
| Maria | 04/08 | Avaliação com bucomaxilofacial, nunca fez acompanhamento | Próprio | Tarde, quando melhorar da gripe | Morno | Agendar |
| Juliana | 07/08 | Aparelho invisível, nunca usou. Perguntou valor e parcelamento | Próprio | Sem disponibilidade na semana | Morno | Não convertido |
| Alana Raissa | 05/08 | Paciente da casa. Pediu remarcação da manutenção de 21/08 | Próprio | Segunda tarde ou quinta manhã | Quente | Remarcação |
| Ecco Prime (Japaratinga) | 10/08 | Oferta comercial de hospedagem, não é paciente | Terceiro | Não aplicável | Frio | Descartado |
1. A Sofia acertou a triagem clínica: identificou a dor do Gabriel no meio de um pedido de limpeza e reclassificou como urgência, que é exatamente o comportamento que evita perder um paciente com dor pro concorrente. 2. Ela segurou a regra de ouro: a Juliana perguntou valor e parcelamento e não recebeu número nenhum, a conversa foi conduzida pra avaliação gratuita. 3. Ela filtrou o que não é paciente sozinha, sem consumir tempo da recepção com uma oferta de hotel.
Uma única campanha ativa no período, Ortodontia, com três criativos. O leilão concentrou quase tudo num só anúncio, o que resolve no curto prazo e cobra no médio.
| Anúncio | Investido | Alcance | Freq. | CTR | CPM | Conversas | Custo/conversa |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Alinhadores ou Aparelho fixo | R$ 111,00 | 6.331 | 2,36 | 0,80% | R$ 7,44 | 12 | R$ 9,25 |
| Aparelho | R$ 3,11 | 507 | 1,36 | 1,02% | R$ 4,52 | 1 | R$ 3,11 |
| Aparelho só pra adolescente | R$ 0,47 | 37 | 1,22 | 0,00% | R$ 10,44 | 0 | sem dado |
Dez dias é pouco pra tirar conclusão de tendência, mas é suficiente pra separar o que já está de pé do que precisa de ajuste antes de escalar.
Nada que derrube a operação, mas dois deles sujam o CRM que a cliente enxerga, então entram como conserto de curto prazo.
Os campos Histórico, Interesse avaliação, Observações e Próximo passo aparecem em branco nas posições corretas e preenchidos de novo em colunas extras no fim da planilha. São exatamente os quatro nomes de coluna que levam acento. O Apps Script casa a coluna comparando o texto do cabeçalho de forma exata, e a forma Unicode do acento gravada na planilha não bate com a que o robô envia, então ele cria coluna nova em vez de reaproveitar a existente. Sobraram também onze colunas órfãs numeradas.
Conserto: normalizar a comparação de cabeçalho no Apps Script e reescrever a linha de títulos. Cerca de 15 minutos, sem tocar no motor.
Oito pessoas geraram treze registros. A Maria, a Alana e a Juliana entraram duas vezes cada uma, e o contato comercial três vezes. A Sofia dispara o registro mais de uma vez dentro da mesma conversa, conforme vai completando a triagem. O efeito prático é a Dra. Brenda ver a mesma pessoa repetida com status diferentes e não saber qual vale.
Conserto: gravar um registro por conversa e atualizar a linha existente em vez de acrescentar outra.
A diferença é esperada em parte: conversa que morre na primeira mensagem não gera registro, e contatos de pacientes antigos são propositalmente protegidos pra Sofia não atrapalhar a recepção. Mas cinco conversas sem rastro é volume suficiente pra valer uma checagem no histórico do robô antes de escalar verba.
Conserto: cruzar a lista de conversas do período com o log do robô e classificar cada caso.
Dos 5 leads encaminhados entre 4 e 9 de agosto (Gabriel, Mickael, Carol, Francilene e Maria): quantos foram efetivamente marcados, quantos compareceram, quantos fecharam tratamento e quais procedimentos? Com esse número o balanço fecha e passa a mostrar custo por paciente real em vez de custo por lead. É a diferença entre dizer "trouxemos 7 leads por R$ 115" e dizer quanto custou cada paciente novo que sentou na cadeira.
Coletar com a recepção o desfecho dos 5 encaminhados. É o dado de maior valor e o único que ninguém além da clínica tem.
Corrigir as colunas duplicadas e a repetição de linhas. Quanto mais leads entrarem com o defeito, mais trabalhoso fica arrumar depois.
A frequência em 2,36 com custo por conversa subindo 40% é o aviso antecipado de fadiga. Entra variação nova do conceito de aparelho antes que o custo estabilize num patamar alto.
Ou o orçamento sobe pra destravar entrega, ou baixa pra R$ 12 e a conta passa a gastar 100% do que foi planejado. Do jeito que está, sobra verba parada todo dia.
A campanha de visita ao perfil está montada e parada desde 16 de julho por falta de criativo. Com a Sofia atendendo quem chega pela bio, o topo passa a alimentar o SDR também, não só a marca.