O primeiro balanço mostrou que a Sofia atendia e registrava. Este mostra o que veio depois: a recepção marcou avaliação gratuita para quatro pessoas que ela triou. A partir de agora a conta passa a medir a etapa que realmente paga a conta, que é quem senta na cadeira.
Confirmação da Dra. Brenda em 12/08: quatro avaliações gratuitas foram agendadas a partir de leads que a Sofia triou e entregou pronto na mão da recepção. É a primeira vez que a operação atravessa a fronteira entre conversa e compromisso marcado.
Sobre os sete encaminhados do período, isso é uma taxa de 57% de conversão do handoff em agendamento. E cria o próximo degrau de medição, que começa a valer a partir desta semana: comparecimento. Marcar não é sentar na cadeira, e é exatamente essa diferença que este relatório vai passar a perseguir.
Onze dias completos de operação com a Sofia em produção. Investimento, o que o anúncio trouxe, o que chegou pronto na recepção e o que virou compromisso na agenda.
As duas primeiras etapas vêm do Meta, as três do meio vêm da planilha que a Sofia alimenta sozinha, e as duas últimas vêm da clínica. A sexta etapa entrou nesta edição. A sétima entra na próxima, e é a que fecha a conta de verdade.
Esta é a tabela de controle do funil da cadeira. Quatro destes sete já têm avaliação marcada, e o cruzamento nome por nome depende da confirmação da recepção. Vale imprimir ou responder direto no WhatsApp: para cada linha, marcou e compareceu.
| Lead | Data | Interesse | Preferência dita à Sofia | Status Sofia | Marcou? | Compareceu? |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Gabriel | 04/08 | Dor em dente posterior direito, chegou pedindo limpeza | Segunda ou quinta | Urgente | ||
| Mickael Mendonça | 04/08 | Alinhadores invisíveis, já usa aparelho | Manhã, dia a combinar | Agendar | ||
| Carol | 04/08 | Alinhador invisível para a filha de 11 anos | Quinta ou sexta, manhã | Agendar | ||
| Maria | 04/08 | Avaliação com bucomaxilofacial, nunca fez acompanhamento | Tarde, quando melhorar da gripe | Agendar | ||
| Francilene | 09/08 | Aparelho, nunca usou. Mora em Lajedo e topou vir a Garanhuns | Manhã, o quanto antes | Agendar | ||
| Vera Marquês | 11/08 | Usa aparelho fixo há um mês e quer avaliar a retirada | Próxima semana, tarde | Agendar | ||
| Patrícia | 12/08 | Extração dentária, vem de Correntes, já passou por extração | Próxima semana, manhã | Agendar |
A Dra. Brenda confirmou o número (quatro agendamentos), ainda não os nomes. Assim que a recepção marcar as duas colunas da direita, o balanço passa a calcular custo por paciente que compareceu, e não mais custo por lead. São duas perguntas por linha e menos de cinco minutos de trabalho.
Atenção especial a duas linhas. A Maria disse que só marcaria depois de melhorar da gripe, então ela é a mais provável de ainda estar em aberto. A Vera já vai à clínica na semana que vem para um exame, o que a torna o agendamento mais barato de todos: basta encaixar a avaliação no mesmo dia.
Comparação com os onze dias imediatamente anteriores, de 22 de julho a 1º de agosto, quando o mesmo anúncio rodava para o mesmo público mas ninguém respondia automaticamente do outro lado. Períodos de igual duração e volume de conversa quase idêntico, então a comparação é limpa.
O Meta mede quantas vezes uma conversa avança para a segunda, terceira e quinta mensagem. É o termômetro mais honesto de atendimento, porque anúncio nenhum faz uma pessoa mandar cinco mensagens: quem faz isso é a resposta que ela recebe do outro lado.
Normalizando por conversa iniciada, o índice de profundidade saiu de 0,95 para 3,39. A leitura prática: antes, a maioria das conversas morria nas primeiras trocas e o pouco que sobrava dependia de alguém da recepção estar com o celular na mão. Agora elas caminham até o fim da triagem, e é por isso que existe preferência de dia e turno anotada para sete pessoas e quatro avaliações na agenda.
Uma ressalva honesta: o custo por conversa subiu de R$ 4,99 para R$ 7,96 no mesmo intervalo. Isso não é responsabilidade do SDR, que não interfere em aquisição. É leitura de mídia, e a causa está na próxima seção.
Todos os contatos únicos que a Sofia registrou entre 02 e 12 de agosto. Nove leads odontológicos e um contato comercial que ela identificou e descartou sozinha, sem consumir tempo da recepção.
| Lead | Data | Interesse | Pra quem | Score | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| Gabriel | 04/08 | Dor em dente posterior direito, possível urgência | Próprio | Quente | Urgente |
| Mickael Mendonça | 04/08 | Alinhadores invisíveis, já usa aparelho | Próprio | Quente | Agendar |
| Carol | 04/08 | Alinhador invisível, nunca usou aparelho. Perguntou sobre Uniodonto | Filha, 11 anos | Quente | Agendar |
| Maria | 04/08 | Avaliação com bucomaxilofacial, nunca fez acompanhamento | Próprio | Morno | Agendar |
| Francilene | 09/08 | Aparelho, nunca usou. Mora em Lajedo e topou vir a Garanhuns | Próprio | Quente | Agendar |
| Vera Marquês | 11/08 | Aparelho fixo há um mês, quer avaliar a retirada | Próprio | Quente | Agendar |
| Patrícia | 12/08 | Extração dentária, vem de Correntes | Próprio | Quente | Agendar |
| Juliana | 07/08 | Aparelho invisível. Perguntou valor e parcelamento, não recebeu número | Próprio | Morno | Não convertido |
| Alana Raissa | 05/08 | Paciente da casa. Pediu remarcação da manutenção de 21/08 | Próprio | Quente | Remarcação |
| Ecco Prime (Japaratinga) | 10/08 | Oferta comercial de hospedagem, não é paciente | Terceiro | Frio | Descartado |
1. A triagem clínica funciona: a Sofia identificou a dor do Gabriel no meio de um pedido de limpeza e reclassificou como urgência, que é exatamente o comportamento que evita perder um paciente com dor para o concorrente. 2. Ela segurou a regra de ouro: a Juliana perguntou valor e parcelamento e não recebeu número nenhum, a conversa foi conduzida para a avaliação gratuita. 3. O alcance dela passou de Garanhuns: Francilene é de Lajedo e Patrícia é de Correntes, duas pacientes que se dispuseram a viajar porque foram bem atendidas na primeira mensagem.
Uma única campanha de conversão ativa no período, Ortodontia, com três criativos. O leilão concentrou 97% da verba num anúncio só, e o problema é qual anúncio ficou de fora.
| Anúncio | Investido | Alcance | Freq. | CTR | Conversas | Custo/conversa | Mesma janela em julho |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Alinhadores ou Aparelho fixo | R$ 139,49 | 8.087 | 2,19 | 0,87% | 17 | R$ 8,21 | R$ 6,79 · 10 conversas |
| Aparelho | R$ 3,25 | 524 | 1,35 | 0,99% | 1 | R$ 3,25 | R$ 1,72 · 7 conversas |
| Aparelho só pra adolescente | R$ 0,48 | 38 | 1,21 | 0,00% | 0 | sem dado | R$ 7,50 · 2 conversas |
Na janela anterior, o criativo "Aparelho" trouxe 7 conversas por R$ 12,01, ou seja, R$ 1,72 cada, o melhor número que esta conta já produziu. Nos onze dias seguintes ele recebeu R$ 3,25 e fez 1 conversa. Não foi decisão nossa nem queda de qualidade: o algoritmo escolheu concentrar tudo no "Alinhadores", que custa quatro vezes mais caro por conversa e ainda subiu 21% no período.
É esse desvio de verba, e não o SDR, que explica o custo por conversa da conta ter ido de R$ 4,99 para R$ 7,96. Corrigir isso é a alavanca mais barata que existe agora: não custa verba nova, custa uma decisão de estrutura. A recomendação está no plano, passo 02.
Desde 16 de julho a conta vivia só de conversão direta: quem não estava pronto para comprar naquele instante não via a clínica em lugar nenhum. Em cidade do porte de Garanhuns isso é caro no médio prazo, porque a decisão de tratar os dentes leva semanas e quem não é lembrado não é procurado. A campanha de alcance foi reativada hoje.
Régua de leitura: custo por conversa e o que acontece depois dela. Esta é a frente que alimenta a Sofia.
Régua de leitura: alcance, CPM e lembrança de marca. Nunca custo por conversa. São contas diferentes e misturar as duas é o erro clássico.
Quando essa mesma campanha rodou, entre 16 de junho e 16 de julho, ela entregou 48.319 pessoas alcançadas por R$ 117,59, com CPM de R$ 1,44. Isso é R$ 2,43 por mil pessoas impactadas dentro de um raio de 25 km de Garanhuns, uma fração do que custa a mesma pessoa na frente de conversão, onde o CPM é R$ 7,75. Ou seja: a mesma verba que compra uma conversa compra a lembrança de várias centenas de pessoas.
Vale registrar o efeito cruzado que já se provou nesta conta: o criativo "Aparelho só pra adolescente" foi descoberto aqui, na campanha de alcance, e foi promovido para a campanha de conversão em 16/07 justamente por ter sido o melhor em retenção. O topo de funil não serve só para marca, ele é também o laboratório barato de criativo.
| Criativo no ar | Investido em jun/jul | Alcance | CPM | Hook (viu 25%) | Retenção (foi até o fim) |
|---|---|---|---|---|---|
| Aparelho só pra adolescente | R$ 62,75 | 29.235 | R$ 1,52 | 3,9% | 19,2% |
| Mito ou Verdade | R$ 21,16 | 14.759 | R$ 1,31 | 4,6% | 5,7% |
| Pare de adiar | R$ 6,97 | 4.421 | R$ 1,53 | 4,9% | 18,6% |
| Facetas e confiança | R$ 8,31 | 6.146 | R$ 1,27 | 2,1% | 5,8% |
| Investimento em facetas | R$ 3,57 | 2.417 | R$ 1,43 | 2,4% | 10,2% |
| Desconforto | R$ 2,87 | 2.072 | R$ 1,39 | 2,9% | 10,0% |
| Mudanças | R$ 2,61 | 1.947 | R$ 1,33 | 2,8% | 10,9% |
| Dentes desalinhados | R$ 2,53 | 1.670 | R$ 1,49 | 2,8% | 12,5% |
| Sorriso renovado | R$ 2,39 | 1.691 | R$ 1,40 | 2,8% | 14,6% |
| Detalhe no sorriso | R$ 1,87 | 1.393 | R$ 1,34 | 3,2% | 29,5% |
| O tempo vai passar | R$ 1,54 | 1.133 | R$ 1,35 | 3,3% | 5,3% |
| Todo grande resultado | R$ 1,02 | 774 | R$ 1,32 | 1,6% | 8,3% |
Leitura: "Detalhe no sorriso" tem a melhor retenção da biblioteca (29,5% de quem começou foi até o fim) e recebeu R$ 1,87 de investimento em um mês inteiro. "Pare de adiar" combina o melhor hook (4,9%) com boa retenção e também mal rodou. São os dois candidatos naturais a subir na rotação agora que a campanha voltou.
A campanha voltou ao ar com os criativos mais recentes que existem na conta, e é importante ser exato sobre o que isso significa: os doze vídeos são todos de 16 de junho, não há material posterior na biblioteca. São, portanto, os mais novos disponíveis, e ao mesmo tempo já têm quase dois meses. Esses mesmos vídeos já alcançaram 48 mil pessoas em Garanhuns, então parte considerável do público de 25 km já os viu ao menos uma vez.
Consequência prática: produção de criativo novo passa a ser a pauta mais urgente da conta, porque ela trava as duas frentes ao mesmo tempo. Na conversão, o campeão dá sinal de cansaço. No topo, a biblioteca inteira já circulou.
Onze dias a mais de operação confirmaram o que o primeiro balanço sugeriu e revelaram um gargalo novo, que é de mídia e não de atendimento.
Identificados na auditoria de 11/08 e ainda não corrigidos. Nenhum derruba a operação, mas dois sujam o CRM que a cliente enxerga, e cada lead novo entra com o mesmo problema.
Os campos Histórico, Interesse avaliação, Observações e Próximo passo aparecem em branco nas posições corretas e preenchidos de novo em colunas extras no fim da planilha. São exatamente os quatro nomes de coluna que levam acento. O script casa a coluna comparando o texto do cabeçalho de forma exata, e a forma Unicode do acento gravada na planilha não bate com a que o robô envia, então ele cria coluna nova em vez de reaproveitar a existente. Sobraram também onze colunas órfãs numeradas.
Conserto: normalizar a comparação de cabeçalho e reescrever a linha de títulos. Cerca de 15 minutos, sem tocar no motor.
Dez pessoas geraram quinze registros. Maria, Alana e Juliana entraram duas vezes cada uma, e o contato comercial três vezes. A Sofia dispara o registro mais de uma vez dentro da mesma conversa, conforme vai completando a triagem. O efeito prático é a Dra. Brenda ver a mesma pessoa repetida com status diferentes e não saber qual vale. No caso da Maria, uma linha diz "não convertido" e a outra diz "agendamento solicitado".
Conserto: gravar um registro por conversa e atualizar a linha existente em vez de acrescentar outra.
A diferença é esperada em parte: conversa que morre na primeira mensagem não gera registro, e contatos de pacientes antigos são propositalmente protegidos para a Sofia não atrapalhar a recepção. Mas oito conversas sem rastro já é volume suficiente para valer uma checagem no histórico do robô antes de escalar verba.
Conserto: cruzar a lista de conversas do período com o log do robô e classificar cada caso.
1. Os nomes dos quatro. Quais dos sete encaminhados viraram avaliação marcada, e para que dia. Com isso o cruzamento com o CRM fica completo e passamos a saber qual perfil de lead vira agenda mais rápido.
2. O comparecimento. Dos que foram marcados, quantos apareceram na data, quantos remarcaram e quantos não deram sinal. Essa é a métrica nova que este relatório passa a acompanhar toda semana.
3. O desfecho clínico. Dos que compareceram, quantos fecharam tratamento e qual procedimento. É o número que transforma "trouxemos 9 leads por R$ 143" em custo real por paciente novo, que é a única conta que interessa no fim.
Por que insistimos nisso: a avaliação é gratuita, então o agendamento não gera receita sozinho. O valor aparece quando a pessoa senta na cadeira e a Dra. Brenda apresenta o plano. Uma taxa de falta alta muda completamente a estratégia, porque o problema deixa de ser trazer lead e passa a ser confirmar presença, o que se resolve com lembrete automático em vez de mais verba de mídia.
Coletar com a recepção quais dos sete foram marcados e quem compareceu. É o dado de maior valor da operação inteira e o único que ninguém além da clínica tem.
Tirar o criativo mais eficiente da conta da disputa direta com o "Alinhadores", que está engolindo 97% da verba. Custa zero de verba nova e é a alavanca de eficiência mais barata em aberto.
Nada novo entrou na conta desde 16 de junho. O campeão de conversão está em frequência 2,19 e a biblioteca de alcance já circulou por 48 mil pessoas. Gravação nova destrava conversão e topo ao mesmo tempo.
Doze criativos disputando R$ 9 por dia dá menos de R$ 0,80 para cada um. Concentrar nos cinco de melhor hook e retenção, com "Detalhe no sorriso" e "Pare de adiar" entrando na frente, que nunca receberam entrega justa.
Corrigir as colunas duplicadas e a repetição de linhas. Quanto mais leads entrarem com o defeito, mais trabalhoso fica arrumar depois. Já são quinze linhas para dez pessoas.
A conta roda hoje a R$ 24 por dia somando as duas frentes, cerca de R$ 720 por mês contra o pacote de R$ 1.000. Há folga para levar Ortodontia de volta a R$ 18 e Reconhecimento a R$ 12 sem mexer no contrato.